紙でtoDoを管理する、という、実にアナログな方法

きみ……手、空いてる？

Googleが新しくタスク管理アプリをリリースした

仕事やプライベートのタスク、いわゆるtoDoリストの管理を、こうしたスマホアプリを始めとした、デジタルで行っているひとは多いだろう

私も一時期いろいろ試してはみたが、イマイチしっくり来なかった

何かタスクが発生するたび、それをまず入力するという行為が、そもそも面倒くさい時間を圧迫しているような気がして、いつしかやらなくなってしまうのだ

今では手帳すら使っていない

結果として最も自分に合っていたのは、紙でtoDoを管理する、という、実にアナログな方法であった

やり方は単純で、タスクをすべて紙として出力して、優先度が高い順番でデスクに積んでおくだけだ

図面の修正であればチェック図を印刷し、メールで指示があればメール自体を印刷する

電話や口頭で指示があった場合でも(本当やめて欲しいが、業界的にこういう人が沢山いる)、A4の紙にメモしておいて、必要な場所に挟んでおく

複数枚あればホチキスかクリアファイルでまとめる

あまりエコではない点は許して欲しい

とにかく、紙一枚、ないし一束が一件のタスクだ

これを、上から順に処理をして、終わったものは退けてゆく

大抵のタスクには期限があるから、付箋に「今日まで」とか「今週中」等と書いたものを、必要な場所に挟んでおくと分かりやすい

紙自体にも、一番上に大きく期限を書いておく

とにかく全てを紙に出して、頭の中に置いておかないのがコツだ

これはtoDoに限った話ではないが、情報は可能な限りアウトプットした方が作業効率がよい

いつでも参照できる状態にしておけば、暗記する必要は全くなく、そのリソースを他へ回す事ができる

出勤時にはこれに目を通し、今日はここまでやろう、と目標を立てる

退勤時に改めて進捗を確認し、明日以降のスケジュールを調整する

家に帰ったら忘れてよい

仕事量がひと目で分かりやすく、割り込みのタスクも途中途中に挟んでしまえば、一番上に回ってくるまでは忘れる事ができる

「誰々に電話確認」みたいな用事であっても、すぐに手を付けない限りは、必要な場所に挟んでしまえば忘れられる

膨大かつ複雑なタスクを管理するには向かないだろうが、私の仕事には非常にマッチした

この方法の欠点は、自分のデスク以外では内容が確認できできないことだ

私は何らかの用事で社外へ出る事が多々あるが、どうせ外で出来る作業なんてほとんど無いので、この点は問題にならない

何か新しいタスクが発生したら、会社のアドレスにメールを送っておくか、会社のPCを遠隔操作して資料をプリントしてしまう

(気付いた誰かが私のデスクに置いておいてくれる)

もちろん自宅でも確認できないが、自宅で仕事のことを考えるつもりはないので、やはり問題ではない

偉い人はよく「寝る前に、明日のスケジュールを頭で確認しておけ」等と言うが、ベッドで仕事しろと言っているに等しい

退勤前に確認しておき、出社時にもう一度チェックすれば十分だ

もうひとつ、あまりないが、もし他人がデスク上の書類をイジくると大変な事になる

デスク上には、「toDoリストの山」「終わった仕事の山」があり、これが混ぜこぜにされてしまうと大騒ぎだ

(終わった仕事は基本的に捨ててもよい書類だが、念のため、ある程度の期間は保存しておく)

記憶を頼りに再構築するしかなくなる

要するに「バックアップがとれない」のが欠点だと言えよう

余談だが……私のデスクにはもうひとつ、山ができる場合がある

「終わっているが未提出の山」だ

締切に対して余裕をもって仕事を終らせるのが基本だが、あまりに早く終わらせすぎると損をする場合がある

「アイツに頼めばすぐ終わる」みたいに内外から認識されると、次以降の締切をドンドン短くされたり、次々に仕事が舞い込んで来たりして、状況次第ではパンクする

端的に言えば「安く見られる」のだ

岸辺露伴も同じ様な事を言っていた

だから、一週間で終わらせてくれと言われたら、3日で終わらせて6日目に「1日早く出来ました！」みたいな顔で提出したりする

能ある鷹は爪を隠す

本当に忙しいときは、そんな小細工をしている余裕もないが……